En toda la red no existe una guía exacta que te informe cómo escribir un correo electrónico formal a una empresa en específico, pero lo que si podemos brindarte con lujo de detalles son las pautas que puedes seguir para redactar un correo formal y que este sea bien recibido de manera general por una entidad empresarial.
Escribir un correo formal a una empresa correctamente
Ya sea para recibir una respuesta afirmativa o tan solo para recibir una respuesta a una solicitud se deben seguir una cierta cantidad de pautas que dotarán de formalidad y profesionalismo tu correo electrónico, por lo que será más probable que la empresa tome en serio tu contacto y responda. Estas son las pautas para seguir para ello:
Inicia brindando un saludo y siempre despídete
Las normas de cortesía nunca pasan de moda en las cartas y ahora en los correos electrónicos. Siempre que entre en contacto con alguien mediante email procura brindarle un saludo formal de tipo “estimados señores de [nombre de la empresa]”, “Les brinda un cordial saludo [tu nombre]” entre otros por el estilo.
Para despedirte no es necesario ser pomposo, con un “espero que pasen un excelente día” será suficiente para ser formal y educado. Como consejo adicional te recomendamos que siempre incluyas el nombre de la persona encargada del departamento al cual te diriges (en caso de que conozcas su nombre), esto aumentará mucho la posibilidad de que te respondan.
Siempre despídete informando que esperas una acción de parte de la persona que ha leído el correo, por ejemplo “espero que puedan responderme pronto”, “quedo atento”, “espero que puedan responderme rápidamente” entre otros, siempre con educación.
Entra en contexto rápidamente
Para evitar que la persona encargada del correo empresarial se agobie debes entrar inmediatamente en el contexto de la solicitud. Un iniciador de párrafo perfecto para ello sería “Les escribo debido a…”, aunque también puedes usar otros como “Mi nombre es [tu nombre] y quiero comentarles que [entrar en contexto].
No debes extenderte más de cinco líneas por párrafo ya que es muy probable que el lector se agobie y pase de la lectura de tu correo o te dé una respuesta muy superficial. Crea párrafos cortos con ideas precisas sin importar si debes crear 4 o 6 de ellos, de seguro será visto mucho mejor que un bloque de texto “sin final”.
Establece formas alternativas de contacto
Si la empresa tiene diferentes formas en las cuales puede contactarte será casi seguro que te respondan de vuelta.
Puedes apartar un penúltimo párrafo para colocar tu información de contacto como puede ser tu móvil, correo electrónico, Telegram o domicilio, de esta manera la empresa podrá responderte por los medios que maneje de manera frecuente o podrías recibir una visita de parte de ellos en el caso de que así lo desees.
Una excelente manera de colocar esta información es por medio de una firma a pie de correo electrónico, de esta manera no sobrecargarás la carta con demasiada información. Esta firma lleva los siguientes elementos:
Tu nombre y apellido
Especialidad profesional
Número de móvil (especificar si se puede o no contactar vía WhatsApp)
Correo electrónico
Telegram
Esta firma la puedes configurar por medio de las opciones de correos salientes de tu proveedor de correo electrónico.
Escribe de manera correcta y formal
A toda empresa le encantan los correos sin errores ortográficos, bien estructurados por puntos a tratar y con un lenguaje formal.
Recuerda bien todas las normas de la escritura (letra inicial en mayúscula para escribir nombres, apellidos y nombres de locaciones, no escribir todo en mayúscula, separar el texto en varios párrafos de no más de 4 a 5 líneas entre otras) ya que harán que tu correo cobre mayor relevancia, obteniendo así en la mayoría de los casos una respuesta atenta y positiva.
Una excelente manera de escribir correctamente, aunque tengas dudas de tu ortografía, es escribiendo el correo en un procesador de textos como lo es Word en primera instancia. Estas aplicaciones te dirán en donde es necesaria una tilde, un punto o una coma, haciendo que tu correo esté bien presentado.
Obvia los saludos “calurosos” ya que estos le restarán formalidad al correo electrónico y le restarán importancia en algunos casos.
Siempre vuelve a leer lo que has escrito
Un gran porcentaje de personas se da cuenta de los errores de redacción cometidos una vez vuelve a leer el texto.
Sé uno de ellos y arregla estos errores, te llevará un poco de tiempo el arreglarlos, pero al menos no los verá la empresa a la cual le haces una solicitud o pregunta.
Si hay algo que se puede mejorar en el texto debes mejorarlo para así asegurar una respuesta atenta de parte de los encargados del departamento de atención al cliente de la empresa.
Estructura de un correo formal
Examinado cada aspecto con el que debe contar un correo formal pasaremos a resumir cada uno de ellos:
Asunto: el asunto del correo electrónico debe ser lo más explicativo posible para que así el departamento correcto atienda tu solicitud lo antes posible, por ejemplo, si deseas obtener soporte técnico para un ordenador portátil a una empresa que los vende y repara asegúrate de colocar en el asunto “solicitud de reparación de equipo portátil [modelo exacto]”.
Saludo: en este apartado extiendes un saludo amigable y formal a la empresa, dando a conocer quién eres.
Cuerpo: en el cuerpo del correo electrónico se extiende, por así decirlo, el asunto que venías describiendo desde un principio. Procura no extenderte más de cinco líneas en cada párrafo y no más de cinco párrafos si no es necesario.
Despedida: la despedida servirá para dejar una impresión amigable y así tengas una mayor posibilidad de que te contesten. Siempre cierra con una frase de tipo “espero una respuesta” o “quedo atento a la respuesta”.
Firma: la firma debe incluir tus datos personales, puesto o estudios profesionales (en caso de poseerlos) y datos de contacto.
Consejo adicional: ten una cuenta de correo formal
Recomendamos que tengas una cuenta de correo con un Nick formal o semi-formal, ya que en muchas ocasiones evidenciamos nuestros gustos por alguna actividad colocando de dirección de correo electrónico estos, por ejemplo “amoelfutbolrodriguez@gmail.com”.
Un mensaje enviado de una dirección de correo de este tipo puede tener menos prioridad que una que sea más formal como “arodriguez@gmail.com”, así que procura vigilar de donde envías los correos a empresas.
Ejemplo de un correo electrónico formal
A veces se aprenden mejor las cosas de una manera práctica, así que hemos redactado para ti la siguiente carta formal para que tengas una idea muy clara de cómo puede redactarse un correo electrónico formal:
“Un cordial saludo Grupo Elite, les saluda Alfredo Rodríguez esperando que se encuentren muy bien.
Les escribo a propósito de la entrega de los 30 ordenadores portátiles para equipar el aula virtual de la Universidad de Barcelona ya que estos ya cuentan con una semana de retraso en su llegada a esta institución de educación superior.
Espero que no ocurra ningún inconveniente con los equipos y la entrega, si es así por favor háganlo saber para coordinar la recepción de estos el día acordado.
Sin más a qué hacer referencia y esperando que tengan un excelente día me despido.
Alfredo Rodríguez
Rector de la Universidad de Barcelona
Móvil / WhatsApp: «(Tu Móvil)”
Como verás, se trata de una carta que abarca directamente una problemática, pero lo mejor es que en ningún momento faltó la educación y formalidad. Ahora te toca redactar la tuya. Si quieres puedes contactarnos para agregar información o consultar sobre algunos puntos en los que tengas dudas. ¡Suerte en tu redacción!
