¿Es primera vez que tienes que escribir una carta comercial? ¿No tienes idea de que de cómo hacerlo? Entonces te tenemos buenas noticias, has llegado al lugar indicado.
Aquí te ofrecemos en detalle cómo escribir una carta comercial y algunos consejos para que logres los mejores resultados. De esta forma podrás realizar este documento privado con altos estándares de calidad y claridad.
¿Qué es una carta comercial?
Se refiere a un formato físico o digital, que se utiliza como medio de comunicación entre las instituciones comerciales y los clientes o personas, que de alguna forma puedan llegar a tener alguna relación comercial con estas.
Es útil como medio de comunicación para iniciar campañas conjuntas de publicidad y otros intereses. También se puede utilizar con los proveedores, para hacer pedidos e incluso para colocar alguna inconformidad. Esta comunicación puede darse de cliente a empresa o viceversa.
Características de una carta comercial
Las cartas comerciales son herramientas o documentos muy importantes, la mayoría de las veces están dirigidas a los clientes, proveedores, comercios o empresas. Su finalidad está en poder ayudar a mantener las relaciones comerciales con los destinatarios de las cartas.
Dependiendo de la necesidad del emisor existen varias formas de escribir cartas comerciales, sin embargo, todas deben seguir un protocolo parecido. A continuación, te mostramos cuáles son sus características.
Intención. Va orientada a establecer comunicación en el ámbito comercial, referente a un producto, un servicio, venta, una promoción, una propaganda o una oferta, etc.
Dirección. Tienen la particularidad que puede ser dirigida de un particular a una empresa o comercio y también puede ser recíproco.
Lenguaje. Utiliza un lenguaje formal propio utilizado en el ámbito laboral.
Formato. Se distingue por llevar siempre el nombre logo o membrete en el encabezado.
Tipos de carta comercial
Las cartas comerciales pueden tener variantes, esto debido al objetivo que se pretende obtener al redactarlas. Por eso, a continuación, te mostramos los tipos de cartas comerciales según su uso.
Carta de Promoción y publicidad. Quien emite esta carta es la compañía o comercio y va dirigida a cualquier cliente o persona que pueda llegar a serlo, con el fin de proporcionar un servicio o una venta a manera de publicidad.
Carta gestión de pedido. Cuando se demanda un pedido, quizás porque lo exija la empresa para adquirir productos, el comercio emite una carta para describir con detalles y especificaciones cuál es su deseo con relación a este.
Carta de presupuesto. Cuando la compañía recibe una petición de varios pedidos y estos requieren una estimación, esta debe elaborar una carta para suplir este requerimiento.
Carta de confirmación de recibido. El cliente revisa que todo está bien cuando recibe su pedido, así por medio de esta carta, se especifica todo lo relacionado con la recepción y si está satisfecho con el producto, además, de agradecer por el servicio.
Carta de reclamo. Una vez entregado el pedido, el cliente se da cuenta de que hubo una falla porque este vino defectuoso o sencillamente no llegó. Se procede a redactar una carta a la compañía para informar de lo ocurrido y hacer referencia a las pruebas de su reclamo.
Partes de una carta comercial
Las cartas comerciales, sin importar su fin, siempre deben mantener y respetar la estructura adecuada que demuestra seriedad y formalismo.
Para realizar una carta comercial es necesario saber cuáles son sus partes y esto nos ayudará a identificar la estructura correcta que debe llevar una carta de este tipo. Esto será de mayor importancia si es a nosotros que nos toca redactarla. Las partes de toda carta comercial está conformada por lo siguiente.
- Encabezado: Implica una serie de elementos que hablan de nosotros como empresa, otorga la información de la empresa y los datos de hacia quién va dirigido, como lo son:
- Membrete: Logotipo de la empresa y todos los datos de esta.
- Fecha y Lugar: Implica hablar del día, lugar, mes, año y todo lo que sea indispensable para dar a conocer la información.
- Saludo: La idea es personalizar nuestras cartas lo mayormente posible, así harás sentir a tus clientes como únicos y se sentirán mejor atendidos.
- Cuerpo del Mensaje: Implica todo el contenido fundamental de la carta, es donde vamos a tener todo el contenido necesario para exponer de qué va nuestra carta. Hablamos por ejemplo de Introducción, Exposición y Conclusión.
- Cierre de la Carta: Incluye los elementos que permiten cerrar y concluir la idea de la carta. Hablamos de la despedida formal y educada, la firma y los anexos de ser necesarios.
Desde luego, cada apartado de estas partes tiene una serie de detalles, los cuales debes darle atención a fin de hacer una carta coherente y con aspecto profesional.
Pasos para escribir una carta comercial
Puesto que una carta comercial tienes su forma particular para escribirla, es necesario explicar en detalle cómo escribirla paso a paso. Si usas estos pasos como guía, podrás redactar una carta bien ordenada y clara.
Membrete. Es el primer paso para escribir una carta comercial es colocar el membrete. Este es el distintivo de la empresa en el encabezado. Esto puede ser un logotipo un epígrafe un rótulo que identifica a la compañía como tal.
Fecha. Por su puesto, luego del encabezado es necesario colocar la fecha, la cual podemos ubicarla del lado derecho o izquierdo de nuestra carta.
Datos personales. Debes identificarte colocando tus datos personales tales como correo electrónico, teléfono, dirección. Esta información la puedes ubicar debajo de la fecha.
A quien va dirigida. Especifica el nombre de la persona o compañía a quien va dirigida la carta.
Palabras iniciales. Las palabras introductorias deben ser concisas y breves, para lograr esto, piensa en el objetivo principal por el que estás escribiendo resume la idea y asegúrate de usar un lenguaje formal pero claro.
Desarrollo. Ahora si es momento de desarrollar el objetivo de nuestra carta, pensar en argumentos que respalden la idea principal de nuestra introducción, así como los planteamientos y las dudas o propuestas queramos trasmitir.
Conclusión. Estas palabras deben ser muy sencillas, generalmente son pocas expresiones y conservan el tono formal. Podrías escribir algo así como: gracias por su atención, me despido formalmente… o muy atento a su respuesta, me despido con un cordial saludo…
Identificación. Casi para finalizar asegúrate de colocar tus datos para poder ser identificado y así recibir posteriores respuestas a tu solicitud.
Consejos para escribir una carta comercial
Queremos compartir contigo algunos consejos que han sido de mucha utilidad a la hora de redactar una carta de presentación y que podrás poner en práctica de forma sencilla.
Revisas los modelos. Consigue un modelo de carta comercial que hayas recibido antes o mediante un archivo guardado y detalla cómo se plasma todo lo que te hemos explicado, aquí encuadra las ideas según la necesidad. Se te hará mucho más fácil redactarla.
Resalta las ideas. Puedes lograrlo utilizando como recurso las negritas, es decir marcando las palabras en color negro. Para esto piensa en que quieres lograr ¿es un reclamo? ¿Una petición? ¿Estás promocionando una oferta? Si identificas el motivo principal de tu carta será fácil resaltarlo.
Lenguaje. Es necesario usar un lenguaje formal, pues es un requisito fundamental para estos casos, aun si procura usar un lenguaje fresco agradable para exponer tus motivos, pero a la vez que tus ideas vayan directo al grano.
No debes olvidar nunca que las cartas comerciales siempre hablaran de ti como empresa, son tu imagen y por ello debes siempre cuidar todo el lenguaje que utilices, su estructura, su apariencia y su contenido.
