Cuando realizamos una reunión de trabajo, no debemos permitir que lo discutido quede en el acta, sobre todo si se trata de una reunión formal. Lo mejor es que se redacte un acta de reunión de trabajo, así cada quien recordara lo que se discutió y si debe realizar alguna tarea asignada.
Cómo hacer un acta de reunión de trabajo
Un acta de reunión es de gran ayuda para darle validez a lo que se discute en ella. Es el medio fundamental para conseguir que cada persona se recuerde la tarea que se le ha asignado. Aunque se considere que en ocasiones no es necesaria, siempre puede ser de gran ayuda, por lo que debes saber cómo redactarla.
Identificación de la reunión
En esta parte se escribirán todos los elementos que identifique la reunión, como fecha, hora, lugar, nombre de la empresa y departamento que está en la reunión.
Asistencia
Se debe hacer una lista de las personas que han asistido a la reunión, con su nombre competo y el cargo que ocupan.
Orden del día
Esto no es más que l lista de los puntos que se tratarán en la reunión, así se sabrá cómo proceder en la misma.
Desarrollo de la reunión
Debes escribir las discusiones realizadas y quienes tuvieron el turno de la palabra, es decir describir por completo la reunión realizada para poder tener una idea clara.
Deliberaciones y resumen de los acuerdos
Se deben resumir los acuerdos y las conclusiones que se alcanzaron en la reunión y con la que todos están de acuerdo. Además, también es importante que se especifiquen las votaciones en cada caso.
Después de esto lo que sigue es cerrar el acta e indicar que sin más asuntos que discutir los asistentes firman en señal de acuerdo.
Debido a que es un documento formal, se debe usar un lenguaje apropiado y evitar los errores ortográficos. De esta manera podrás tener un buen modelo de acta de reunión de trabajo.
¿Cómo hacer una reunión de trabajo efectiva?
Claro, de nada sirve un acta de reunión, sino se sabe cómo hacer una reunión efectico. Es común ver como en las reuniones se pierde mucho tiempo hablando de otros puntos que no son importantes y que no beneficiaran a la empresa. Por ello, puedes seguir los siguientes puntos para lograr que la misma sea efectiva.
Planifica bien la reunión
Planificar la reunión implica mucho más que escojas un lugar apropiado y la fecha y hora. Debes saber cuáles son los objetivos de esta y como esperas que la misma te ayude a alcanzarlos. Debes además, definir los temas que se tratarán e informar a los asistentes de los mismos.
Convoca a las personas necesarias
Invita a la misma solamente a las personas que les competen los puntos que se tratarán en la misma. Invitar a más personas a las mismas puede ocasionar que haya desorden en la misma y que no se alcancen los objetivos de la misma.
Puntualidad
Es importantísimo respetar los horarios establecidos para la misma, así podrás mantener el tiempo de inicio y de finalizar. Lo más recomendable es que una reunión no dure más de 45 min, así no será tediosa y será efectiva.
Tratar primero las ideas más importantes
Para evitar distracciones, la reunión debe comenzar de inmediato con el tema central de la misma. Después de explicar el punto se debe establecer el modelo de trabajo y procurar que las personas se aboquen a ello.
Escuchar todas las opiniones que sean posible
En una buena reunión de trabajo se escuchan todas las opiniones posibles para llegar a conclusiones acertadas. Sin embargo, debe evitar que una sola persona acapare la conversación ya que esto causaría que la misma se extendiera.
Haz un resumen de las conclusiones
Esfuérzate por que las conclusiones discutidas queden claras y que todos las recuerden. Por ello al finalizar puedes hacer un breve resumen de lo más importante que se trata en la reunión.
