Los accidentes siempre pasan, algunos pueden ser muy leves, otros muy graves y con tristes consecuencias, y otros apenas podrían considerarse accidentes, de hecho, se les llama cuasi accidentes.
Sin importar su magnitud, hay una manera de evitar que ocurran al máximo posible, sobre todo cuando ya han ocurrido en algún momento. Para ese propósito se ha creado un documento conocido como Informe de Incidencias.
¿De qué se trata exactamente? ¿Cuál es la forma correcta de redactarlo? ¿Hay algún modelo disponible? Te invitamos a conocer la respuesta a estas importantes preguntas. Este documento podría salvar vidas.
¿Qué es un informe de Incidentes?
El informe de incidentes, suele ser una herramienta que sirve para registrar los eventos que pueden ocurrir en una empresa, y que en ocasiones generan lesiones o daños generales, ya sea a personas, al mobiliario y a la propiedad en general.
El informe permite descubrir los riesgos y peligros potenciales dentro del lugar de trabajo.
La idea de poder considerar cuáles son los posibles peligros dentro de nuestro ambiente laboral, es generando la conciencia necesaria sobre los mismos.
Aunque, ambos eventos pueden ser parecidos, cuando se habla de un incidente, este puede concluir o no en lesiones graves, mientras que un accidente siempre tendrá consecuencias mucho más negativas.
¿Qué tipo de Incidentes se deben reportar?
Lo fundamental que se debe entender es que cuando ocurre un incidente, sea cual sea, es necesario que se lleve a cabo un informe de incidentes. Dentro de él,, es necesario que tanto las lesiones menores como las mayores sean colocadas dentro del mismo.
Algunos de los tipos de incidentes que se deben reportar:
- Accidentes o lesiones de uno o más de los trabajadores de la empresa.
- Daños a la propiedad.
- Daños a la infraestructura.
- Accidentes vehiculares.
- Incidentes de seguridad.
- Accidente ambiental.
- Incidentes de incendio.
- Entre otros.
Cómo elaborar un informe de incidencias paso a paso
Un informe de incidencias es un documento en el cual se explica de manera detallada todos los puntos relacionados con un accidente e incluso los cuasi accidentes, esos que no causaron algún daño, pero que bien pudieron haberlo hecho. Y cuando hablamos de causar daño puede ser a personas o a la infraestructura del lugar.
La elaboración de este informe es casi inmediatamente después de que ocurre uno de los hechos comentados en el párrafo anterior. Así se evita que la desagradable y hasta peligrosa situación se repita pronto. ¿Cómo debes elaborarlo? Aquí te decimos todas sus características.
Claridad
En el informe ha de colocarse toda la información posible sobre el suceso, pero siempre tomando en cuenta la claridad a la hora de exponer los hechos. Esto quiere decir que debe ser lo más preciso posible. Esto ayudará a quien lo lea a entender toda la situación sin confundirse. Ten en cuenta que este documento busca principalmente evitar que los accidentes se repitan.
Ser específico
Este documento debe estar lleno de detalles sobre el accidente, por ejemplo, que lo originó, quien se vio involucrado, sea como víctima o posible causante, cuando ocurrió y que se hizo luego para intentar remediar la situación. Otro detalle importante es señalar cuáles fueron los daños ocasionados, físicos o materiales.
Gráficos
Algo que sin duda ayudará a evitar accidentes es conocer a fondo todo lo que origino el primero. Para ello, las fotografías son una excelente herramienta. Por supuesto, estas deben ser tomadas sin que la zona se haya alterado de alguna manera. Es algo así como la escena de un crimen, mientras más rápido se tomen las fotos, más probabilidades hay de tener información de calidad para el informe.
Redacción de un informe de incidencias
Ya sabes cuáles son las características principales de un informe de esta clase, así que estás listo para redactar uno. Tomemos en cuenta lo antes mencionado para escribir uno apegado a las normas reales. Solo así tendrá la validez que requiere.
- Portada. La misma debe tener el nombre de la empresa y, además, destacar el propósito de este documento: reportar el incidente ocurrido. Puedes colocarlo en letras grandes. Además, debe contar con 5 detalles específicos: fecha y hora en la que se completó el reporte, el trabajo realizado que llevo al accidente, fecha y hora en la que se inició el reporte, nombre y apellido de quien lo realizó y la ubicación del trabajo.
- Descripción de los hechos. En la siguiente página anota los detalles del accidente, entre ellos puntos como cuál fue el accidente, fecha y hora del mismo y el detalle completo del accidente siendo lo más claro y especifico posible. Además, debes destacar si hubo alguna lesión o no.
- Gráficos. Sea que haya lesión o no, esta debe ser reportada. Para ello puedes usar fotografías de las personas que se vieron implicadas en el incidente. Especialmente de las zonas de su cuerpo que soportaron la situación.
- Daño a la propiedad. También cuenta como daños si hubo alguna pertenencia de la empresa que se vio afectada. En caso de que sí, debes colocarlo en el informe y además adjuntar las fotografías que sean necesarias.
- Causas. Luego de hacer una investigación profunda debes escribir cuál fue la causa, o posible causa, del incidente.
- Conclusiones. En este apartado debes señalar las medidas correctivas que han de tomarse ´para evitar un incidente igual o parecido. También requieres anotar los comentarios expresados por el gerente sobre lo ocurrido.
- Firma. Es muy posible que las medidas correctivas que pidas en el documento se puedan tomar de inmediato, si así es y los autorizados lo hacen, entonces puedes firmar de una vez el formulario. Pero, si las medidas requieren de cierto tiempo para ejecutarse, no debes poner tu firma.
Ese último punto es esencial, pues solo hasta que todas las correcciones sugeridas se hayan llevado a cabo es que debes poner tu firma. Esta sirve como confirmación de que se realizaron las medidas necesarias para evitar que el mal se repita.
En las siguientes páginas puedes señalar todas las medidas a tomar por parte de quienes tengan la autoridad para hacerlo, incluyendo los detalles como a quien se encargó llevarla a cabo, que tan urgente era la actividad y finalmente, si esta fue llevada a cabo o no para el momento en el que revises y verifiques la ejecución de las mismas.
Ventajas de usar aplicaciones de informes de Incidentes
El poder presentar un informe de incidentes trae consigo un grupo de ventajas importantes a considerar cuando se elabora y se comenta a continuación:
- Facilita la denuncia de incidentes: es ideal para que los trabajadores puedan contar a sus supervisores y superiores en tiempo real cuando ocurre un acontecimiento importante de considerar.
- Diseñador de incidentes personalizable: Como cada empresa o industria es única y diferente, no existen dos que sean exactamente iguales por consiguiente el lado positivo de los informes es que son totalmente personalizados a cada industria.
Modelo de informe de incidencias en el trabajo
Los pasos a seguir para redactar un informe de incidente laboral son muy sencillos, solo hace falta que prestes atención a cada uno y lo lleves a cabo al pie de la letra. Pero, ¿habrá alguna forma más sencilla de hacerlo? Por supuesto que sí. Puedes obtener un modelo desde internet.
Puedes descargar este modelo y lo demás es muy sencillo, pues solo tendrás que rellenarlo con los datos requeridos. Claro, debes tener presente que algunos puntos podrían no aplicar a tu situación. Si ese es el caso, solo debes sustituir o eliminar esa información a fin de que solo se muestre la que necesitas. Es por eso que es una gran ventaja que puedas tenerlo en formato Word.
Los accidentes pueden minimizarse si se efectúan reportes de incidentes de máxima calidad, es por eso que te sugerimos tomarte muy en serio la investigación y posterior elaboración de este escrito.
