A lo largo de los años se han usado los contratos con diferentes propósitos, pero el principal siempre ha sido dejar constancia de todos los derechos y deberes de las partes implicadas. Y algo que siempre destaca en ellos es que cuentan con una fecha de inicio y una de terminación.
Esto beneficia en gran medida a todos, pues, si alguien no está satisfecho con el servicio o simplemente no desea seguir con el contrato, puede no renovarlo.
Sin embargo, no basta solo con decidir no renovarlo. Legalmente se exige que se informe a la otra parte mediante un documento conocido como Carta para no renovar contrato. ¿Cuáles es la forma apropiada de redactar este documento? Veamos.
Carta de no renovación de contrato de prestación de servicios
Este es un documento que sirve para notificar a la persona o a la empresa con la cual hayamos realizado el contrato de servicio, nuestra intención de finalizar el contrato que tenemos y la no renovación del mismo.
Hay algunas características básicas que debes siempre tener presente al momento de redactar una carta de no renovación de contrato. Para empezar, el contrato firmado por ti muestra muchos detalles relacionado con el servicio, así como las medidas a tomar para la no renovación del mismo. Se trata de un documento con validez legal, siempre y cuando se sigan las normas exigidas.
Veamos otras características.
- Preaviso. El contrato firmado para contratar el servicio muestra cuanto tiempo duraría la prestación del mismo y, aquí el dato que nos interesa en este momento, el tiempo mínimo requerido de preaviso. Has de tomar muy en cuenta que cumplas con este plazo.
- Penalización. El mismo contrato explica qué medidas legales puede tomar la empresa hacia ti si decides interrumpir el servicio, aunque realmente este no es el caso pues sí vas a llegar al final del periodo estipulado, solo que has tomado la decisión de no renovarlo.
- Formato. Para su redacción no se exige un formato específico, pero si se precisa que cumpla con proporcionar cierta información, especialmente los datos de quien desea no renovar el contrato, así como de los demás implicados en el mismo.
Todo lo anteriormente expuesto puede aplicarse a la no renovación de un contrato por parte de una empresa hacia alguno de sus trabajadores. Si ese es el tipo de carta que deseas redactar, solo debes ajustar los datos de acuerdo a tu posición.
Sea cual sea la carta que necesites, según el propósito que buscas, seguro que las sugerencias expuestas en este escrito pueden resultar de mucha ayuda. De esa forma, tu redacción será adecuada y exitosa.
Datos para redactar carta de no renovación de servicios
Las diferencias entre la solicitud de cancelar un servicio y la de no renovarlo son muy pocas. Es por eso que los datos requeridos en ambas son muy parecidos, salvo muy pocas excepciones. Veamos cuáles son y cómo puedes redactarlo.
- Datos personales. En la parte superior izquierda debes colocar tus datos, nombre y apellido, lugar de residencia muy detallada, número de teléfono y la dirección de correo electrónico.
- Receptor. Por lo general se usa la expresión “Oficina de atención al cliente de” y luego pasas a escribir el nombre de la empresa que hasta ahora presta el servicio. Ahora bien, también puedes anotar solo el nombre de la empresa y ya.
- Lugar y fecha. Justo debajo del nombre de la empresa debes colocar el nombre de la ciudad donde te encuentras, así como la fecha en la que estás redactando la carta. Como vimos hace un momento, la fecha es clave en este escrito, sobre todo si el contrato muestra un plazo fijo de no renovación.
- Asunto. Debes especificar que, aunque cumplirás con todo el plazo estipulado en el contrato, no vas a renovarlo. Todo eso debes resumirlo en una frase, por ejemplo: No renovación de contrato de servicios.
- Exposición. Es momento de señalar cuál es tu petición. A fin de lograr que la carta sea fácil de entender, es mejor que redactes esta sección en párrafos cortos. En el primero expresas que es tu decisión, al momento de vencerse el contrato que mantienes con ellos, no renovarlo. También en este primer párrafo señalas que queda prohibido cualquier clase de cobros de su parte a partir del vencimiento.
- Exposición, parte II. En el siguiente párrafo debes continuar la explicación, o, mejor dicho, la petición de no renovar el contrato que está cercano a vencer. Asimismo, es una excelente idea pedirles que te hagan llegar un código o número de referencia para confirmar que tu solicitud fue recibida y aprobada.
- Conclusión. Ya para finalizar la carta, solo debes despedirte de una manera cortes, con una frase es suficiente. Debajo colocarás nuevamente tu nombre y apellido, así como tu firma.
- Entrega. Una vez conforme con su contenido, hazla llegar cuanto antes a su destino.
Este documento es muy importante, sobre todo por dos puntos que seguro se reflejarán en el contrato. Primero, que el plazo para la no renovación puede vencerse antes de la fecha en la que finaliza el contrato y, segundo, que algunas empresas cuentan con lo que se conoce como renovación automática. En otras palabras, si no reciben tu aprobación para continuar, pero tampoco tu negativa, el contrato volverá a entrar en vigor.
Recomendaciones para escribir una carta de cancelación de contrato de servicio a un proveedor
- Lo primero que se debe realizar, es releer el contrato y examinar si en el documento se establece los lapsos particulares que se deben tener en cuenta para que este no se renueve automáticamente. Es un dato que puede facilitar la realización de la carta.
- En el caso del que el servicio en su contrato establezca que es de renovación periódica (mensual, anual o bianual), se deberá esperar hasta 30 días antes de la finalización del mismo.
- En ese lapso se presenta la carta en la que se declarará el motivo por el cual no se continuará con el servicio ofrecido.
- Es un documento que debe presentarse en lenguaje formal y con cordialidad. Abriendo con un saludo dirigido a la persona encargada o al departamento en general.
- Siguiendo con una explicación del propósito de la carta y desde el primer bloque de texto se deberá dejar claro que se desea finalizar el contrato de servicio.
- En esta carta deberás señalar la fecha exacta en la cual quieres dejar de recibir el servicio.
- Si estas en los lapsos legales de tiempo, no habrá inconvenientes.
- Sí deseas prescindir de los servicios antes que finalice la relación establecida en el contrato, debes indicar la disposición de cancelar los costos que esto implica.
¿Por qué finalizar un contrato con una carta formal?
Recurrir a una carta formal para prescindir de un servicio el cual no queremos renovar, es una manera no solo de quedar bien ante la otra parte. Sino que también sirve de respaldo en caso de presentarse un acto de reclamación en el futuro. La carta es el documento válido que avala que se solicitó el cese de funciones con el tiempo necesario.
Modelo de carta de no renovación de contrato
En este artículo hemos señalado las diferentes características de la carta usada para no renovar algún contrato de servicio, así como la forma correcta de redactarlo. Si sigues estas instrucciones puedes obtener una carta de calidad y que cumpla con el objetivo que estás buscando.
Sin embargo, nuestra intención es ayudarte al mayor grado posible y es por eso que disponemos para ti de un modelo de carta para no renovar contrato de servicio. Este modelo es muy general, así que puedes usarlo casi que para cualquier servicio que estés recibiendo y desees suspender al finalizar el contrato.
De todas maneras, es un documento que puedes modificar si así lo deseas, especialmente si deseas agregar más información en el área de exposición. Mientras más claro y preciso sea el mensaje de la carta, más probabilidades habrá de que se procese de manera rápida.
En el caso de la carta para no renovar los servicios de un trabajador, entonces este modelo te será de gran ayuda. El mismo está en formato PDF, pero puede darte una idea clara de cómo proceder. De hecho, podrás notar su inmenso parecido con el otro modelo disponible en este artículo. También te resultara útil guiarte por el siguiente modelo:
Nombre y Apellido
Dirección
Teléfono de contacto
E-mail de contacto
Oficina del Servicio de Atención al Cliente de…
En (ubicación regional) ………., a(fecha) ….
Asunto: Presentación de la solicitud de rescindir el contrato de prestación de servicio de _________
Estimados ___________
Por medio de la presente, yo __________ portador del documento de identidad Nº________, solicito que procedan a cancelar el contrato de prestación de servicio ___________ que contrajo con ustedes y se encuentra arriba señalado, por lo tanto, se requiere se abstengan de realizar nuevas facturaciones del mismo en el futuro, o cualquier tipo de pago después de finiquitado el acuerdo.
Les solicito realicen las gestiones administrativas y de control pertinentes, lo más pronto posible. Así mismo hago solicitud de un documento que acredite este trámite realizado y el número de registro que ustedes asignen al mismo.
Sin otro particular, esperando la confirmación correspondiente a este documento,
Me despido, atentamente.
Nombre y Apellido _____
Firma________
Fecha ________
