Con la finalidad de mantener cierto control, así como contar con pruebas en caso de algún proceso legal, la ley obliga a las empresas que prestan algún servicio a tener entre sus archivos un contrato por cada cliente. Como es lógico, estos contratos o formularios deben estar aprobados por quien recibe el servicio.
Supongamos que es tu caso, y hasta ahora el servicio iba muy bien, pero empezó a presentar fallas serias, o vas a mudarte de residencia o simplemente ya no quieres ese servicio. ¿Qué debes hacer?
En ese caso, te corresponde presentar una carta de baja de servicio. ¿De qué se trata exactamente ese documento? ¿Cómo puedes redactarlo de manera correcta? ¿Hay algún modelo que pueda guiarte? Veamos las respuestas enseguida.
¿Qué es la una Carta de Cancelación de Servicios?
Es una forma sencilla de solicitar la anulación del contrato o servicio que nos prestan. Puede ser una suscripción de televisión por cable, un servicio de internet, un seguro de vida o de hospitalización, etc.
Es un documento que es empleado para solicitar que se nos cancele un servicio que se nos presta y por el que estamos pagando. Se hace porque ya no estamos interesados en seguir recibiendo el servicio, porque no deseamos seguir pagándolo, porque nos parece un mal servicio o ya no estamos contentos.
Este tipo de cartas puede ser solicitada por la propia empresa o institución que presta el servicio ante nuestra solicitud de baja, o puede ser elaborada y entregada por el propio usuario para hacer la solicitud sin que nos la pida el organismo involucrado.
Usos y Tipos de Cartas de Cancelación de Servicios.
Su idea principal es poner fin a un contrato que tenemos con una compañía determinada que es la que presta el servicio. Se puede elaborar, redactar, firmar y presentarse para hacer de forma formal la solicitud de cancelación del contrato de servicios como internet, televisión por cable, luz, gas, telefonía celular, etc.
En algunas oportunidades este tipo de carta también puede ser elaborada y entregada con la finalidad de cancelar alguna solicitud que habíamos hecho, como por ejemplo la revisión del auto, pero que ya no vamos a necesitar. Existen, además, varios tipos de cartas de cancelación dependiendo del uso que se le dé y los más empleados son:
- Carta de Cancelación de Servicio Telefónico: Es una carta que escribiremos y emplearemos para solicitarle al proveedor de servicio telefónico que ya no nos suministre este servicio y algunos otros servicios relacionados con este como el internet o el cable.
- Carta de Cancelación de Servicios Adicionales: Se emplea para poder cancelar algunos servicios relacionados con uno principal; estos pueden ser por ejemplo, los contadores de llamadas, despertador o desvío de llamadas, algunos canales adicionales a un plan de tv por cable, etc.
- Carta de Cancelación de Servicios de Limpieza: Es una carta que elaboran empresas que tienen este tipo de servicios contratados y que se la envían a otras empresas para prescindir de sus servicios.
- Carta de Cancelación de Servicio de Gas: Una carta elaborada para solicitar a una empresa de distribución de gas sea del tipo que sea, estacionario o natural, que ya no nos presten este servicio.
- Carta de Cancelación de Servicio no Realizado: Se elabora cuando hemos solicitado un servicio y por la razón que sea, no pudimos acudir o no podremos hacerlo, siendo posible cancelar el servicio que se solicitó por medio de esta carta.
Características de una carta de cancelación de servicio
Es una carta que debe tener carácter formal. Es un documento legal, por ello debe cumplir ciertos parámetros formales para que pueda tener el carácter que debe tener y así ser considerada para lo que se requiere. De lo contrario simplemente será desestimada e ignorada por los prestadores del servicio.
Para saber cómo redactar la carta en la que pides que se elimine la prestación de un servicio, sin importar cuál sea, es necesario conocer cuáles son las características de dicha carta. Veamos algunos datos que no pueden faltar en ella.
- Fecha. Se trata del momento en el que la carta es redactada.
- Receptor. Este campo está destinado para los datos de la empresa que presta el servicio.
- Asunto. Es el motivo de la carta, debe resumirse en una sola frase el propósito por el cual se redacta este documento.
- Contenido. En este espacio, el más extenso de la carta, se anota toda la información relacionada con el servicio que se quiere dar de baja, especialmente el número de teléfono o de contrato según sea el caso. También pueden incluirse las razones personales por las que ya no se quiere seguir con ese servicio, aunque este dato no es obligatorio. Incluso, pueden agregarse detalles legales, como, por ejemplo, si se está cumpliendo el plazo de preaviso que algunas empresas exigen.
- Despedida. Solo basta con el nombre y apellido de quien hace la petición. Y por supuesto, debe colocar la firma.
Es bueno mencionar que en ocasiones una empresa puede prestarte varios servicios al mismo tiempo, por ejemplo, TV por cable, internet y telefonía fija. Si ese es el caso y solo deseas dar de baja un servicio de los antes mencionados, es necesario dejar claro ese punto en la carta, así se evitarán malentendidos.
Cómo redactar la carta de baja de un servicio
Una vez tomada la decisión de eliminar un servicio, llega el momento de redactar la carta. Es importante que tengas a la mano toda la información necesaria. De esa manera ganarás tiempo y el resultado de la redacción no requerirá muchas correcciones. Veamos paso a paso lo que debes hacer.
- Membrete. En las cartas formales se acostumbra a colocar el lugar y la fecha en la parte derecha de la hoja. Coloca la ciudad en la que recibes el servicio, así como la fecha completa.
- Receptor. Escribe el nombre completo de la empresa, incluyendo las siglas finales, por ejemplo C.A.
- Asunto. Este puede ser una frase general, como “Cancelación de servicios”, “Dar de baja servicio” u otro similar. En caso de que la baja sea solo por un servicio de los varios que presta la misma empresa, en este lugar puedes escribir la frase “Baja parcial de servicio”
- Contenido. Inicia con una frase respetuosa y cordial. Luego pasa a redactar cuál es el servicio que deseas dar de baja. Si lo deseas, expón cuáles son los motivos que te llevan a tomar esta decisión, por ejemplo, uno muy común es no tener tiempo para disfrutar del servicio.
- Datos del servicio. Allí mismo, en el apartado de contenido, menciona los datos del contrato o del teléfono, así como la fecha en la cual comenzaste a disfrutar dicho servicio. Este último dato es necesario porque algunas empresas exigen que uses el servicio por un tiempo determinado, de esta forma sabrán si cumpliste ese mínimo de tiempo requerido.
- Datos de contacto. Como parte final del apartado Contenido, es bueno que anotes algunos de los medios por los que puedan contactarte. Ya sea correo electrónico, teléfono u otro. De esa forma se podrá resolver cualquier dificultad sin necesidad de que tengas que ir en persona.
- Despedida. Este último paso es fundamental pues, solo si escribes tu nombre y estampas tu firma, se tomará como un documento con validez legal. También debes usar un tono amigable siempre.
- Revisión. Antes de enviar la carta es necesario que la revises un par de veces a fin de corregir cualquier dato errado, o para asegurarte de que las ideas están claras y expresan realmente lo que quieres transmitir.
Una vez terminado el proceso, es momento de hacer llegar la carta a la empresa correspondiente. Puedes hacerlo de manera presencial, aunque en esta era tecnológica en la que vivimos, es muy probable que puedas enviarles la información por correo electrónico o a través de la sección de contacto en su página web, si la poseen. En cualquier caso, debes confirmar que la información fue recibida.
Tips para hacer la Carta de Cancelación de Servicios
Para poder lograr una carta realmente efectiva, que cumpla con sus cometidos y que tenga ese carácter formal que se busca, es necesario considerar ciertos tips o consejos que son vitales para que la carta quede correctamente elaborada.
- Debe ser escrita en tamaño carta, con un interlineado sencillo o máximo a 1.5 renglones, con tamaño de letra 12 en tipo Times New Roman o Arial.
- El lugar, la fecha y el asunto debemos escribirlo alineados a la derecha.
- El resto debe estar
- La firma debe estar centrada.
- Debes incluir número de contrato, facturas o referencias.
- Es importante que como es de carácter formal imprime una copia.
Modelo de carta para dar de baja un servicio
La buena redacción de la carta puede influir mucho en la manera como esta es recibida. Quizás no sea ignorada debido a las políticas de la empresa, pero es mejor no correr riesgos. Además, la redacción dice mucho de ti como persona, así que lo mejor es asegurarse de que todos los pasos, así como los datos cumplen con las normas exigidas.
Con la finalidad de hacer más sencillo el trabajo para ti, contamos con un excelente modelo de carta para dar de baja un servicio. Puedes descargarlo y editar el mismo documento. Solo necesitas rellenar los datos correspondientes. Luego de revisar, la imprimes y firmas.
En el caso específico de que desees dar de baja el servicio de televisión, puedes usar este modelo. El mismo expone cada uno de los pasos a seguir, así como algunas razones que puedes presentar, pero siempre puedes adaptarlo a tus circunstancias. Ademas, los siguientes 2 modelos también te servirán de guía.
Modelo 1
Monterrey, Nuevo León
22 de noviembre de 2014
Asunto: Cancelación de servicios de gas
Gasera Regiomontana, S.A.
Departamento de atención a clientes
Guillermo Armenta Rodríguez, representante legal de la Empresa Manufacturas del Norte, S.A., por medio de la presente vengo para solicitarle la cancelación del servicio que prestan a esta empresa con l número de contrato 12548-98, relativo a nuestra sucursal ubicada en la calle de Adolfo Prieto 233, Colonia Obrera, en esta ciudad.
Lo anterior, en atención a que dichas instalaciones dejarán de operar el mes próximo.
Le adjunto los últimos recibos, para acreditar que los pagos del servicio se encuentran al corriente.
Agradeciendo su atención y pronta respuesta, quedo a sus órdenes para cualquier aclaración.
Guillermo Armenta Rodríguez
Representante legal de
Manufacturas del Norte, S.A.
Modelo 2
Querétaro, Querétaro
18 de agosto de 2014
Teléfonos de México, S.A.
Servicio de Atención a Clientes
La suscrita soy titular de la Línea telefónica con número 442 254 54 54, y vengo por medio de la presente para solicitar la cancelación de algunos de los servicios adicionales que se me cobran, y los cuales no utilizo.
Para ello, les indico los datos de mi línea telefónica:
Titular: Esther Noelia Batiz Romero
Número telefónico: (442) 254 54 54
Dirección: Av. Juárez Núm. 546, Colonia Centro, Querétaro, Querétaro.
Los servicios que pido se den de baja, son los siguientes:
- Tres a la vez
- Sígueme
- Llamada en Espera
Lo anterior, porque no me resultan de utilidad.
Agradezco su pronta atención, así como el ajuste correspondiente en mi recibo telefónico.
Atentamente,
__________________________________
Esther Noelia Batiz Romero.
Finalmente, te sugerimos tener a la mano el documento que firmaste al momento de contratar los servicios de la empresa. Así podrás leer todas las cláusulas y tener claro qué se esperaba tanto de la empresa como de ti. Eso podría darte otras ideas para la sección de contenido, por ejemplo, razones por las que decides darte de baja.
