En la comunidad es necesario contar con buenas relaciones vecinales. Para ello no basta con ser amables y cordiales, sino también contribuir al bienestar de la comunidad. En este sentido, se realizan regularmente reuniones que permiten que los vecinos puedan expresar sus preocupaciones y se lleguen acuerdos.
Los acuerdos vecinales pueden romperse, no obstante, cuando se redacta un acta de reunión se crea un espíritu de compromiso.
Además, queda en evidencia los arreglos y decisiones que ha tomado la comunidad. En este post te explicaremos cómo redactar un acta de reunión, pero antes hablemos de su utilidad.
¿Para qué sirve un acta de reunión de vecinos?
Un acta de reunión de vecinos sirve para plasmar de forma escrita los acuerdos de la comunidad, así como lo que sucedió durante la junta.
Contar con este documento es vital y va conforme a las directrices legales quienes exigen que el acta sea archivada posteriormente en un libro de actas (Apartado 2 del artículo 19 LPH).
Este documento tiene poder instrumental, de allí que el mismo sea redactado de forma coherente y sin errores con la finalidad de minimizar posibles impugnaciones. Estas actas de reunión comunal representan la biografía de la comunidad.
Cómo hacer un acta de reunión de vecinos
La estructura de un acta debe responder a la función que tenga la reunión. Esta puede tratar de las normativas de la comunidad vecinal, de su organización, de las funciones de sus miembros, puede tratar asuntos financieros o ser una reunión extraordinaria cuando surja un caso o evento que lo amerite.
En este documento se debe tomar notas de los aspectos importantes a la reunión, por lo que es necesario que sean breves y narren de forma concisa los aspectos relevantes. A continuación, explicaremos las características de un acta de reunión de vecinos.
Fecha y lugar. No debe quedar dudas de que el documento corresponde a la comunidad, para ello se debe colocar en letra legible la fecha y el lugar en el que se realizó el evento.
Autor de la convocatoria. Se debe plasmar en el escrito quien convocó la junta, y el número de asistentes.
Asistentes. Se debe tomar notas de los vecinos que han asistido y luego retirado antes de terminar la junta.
Acuerdos. Se debe colocar las decisiones que se tomaron, además de los votos que estuvieron a favor y en contra. Además, se debe colocar los nombres de cada vecino que ha ofrecido su voto, independientemente si ha sido a favor o en contra, así como las cuotas de participación que los mismos representen.
Firmas. Este documento debe contener la firma de quien lo redacto, en ocasiones se trata del secretario de la Comunidad, además del presidente de la junta. En ocasiones se puede adicionar la firma de los asistentes.
Cuando el acta ha sido redactada con toda conformidad de la ley, se debe presentar una copia a quienes tengan derecha de asistencia, además de otras personas a fin de que se le pueda dar la aprobación final.
Plantilla acta reunión vecinos
Tal como has podido observar, realizar un acta de reunión es sencillo. En ocasiones, se toma nota de todo lo que sucede en un borrador, y después que la misma culmina, se procede hacer el documento debidamente escrito.
Ahora bien, hay quienes deciden grabar con la finalidad de poder contar con información fiable y que no se escape algo de relevancia, de esta forma pueden registrar la junta de manera más precisa.
Si tienes dudas en cuanto a la forma de redactar tu acta de reunión vecinal te invitamos a mirar esta plantilla y adaptarla al acta que debes redactar. También te resultara útil tomar el siguiente modelo como guía:
En (lugar) siendo las (hora de inicio), del día (…) del mes de (…) del año (…), y en la comunidad de (…), los cuales fueron debidamente convocados, se encuentran en (primera, segunda o tercera convocatoria).
Se celebra esta reunión de vecinos a solicitud (del presidente de la organización o del porcentaje de interesados).
Se expresa que en la actual reunión (Regular o extraordinaria) están presentes (…) vecinos o sus autorizados, que asisten representando el…% del total de los integrantes de esta agrupación vecinal.
Hallándose en el lugar las siguientes personas
(D./Dña./autorizado………., (vecino que reside en)…………..
Y encontrándose ausentes los siguientes vecinos
(D./Dña./autorizado………., (vecino que reside en)………….. (Motivo)….
Siendo el orden del día según la convocatoria realizada previamente, los siguientes aspectos:
1 (…)
2 (…)
3 (…)
Quedando registrados los presentes acuerdos. En donde los responsables de las acciones a realizar son las siguientes personas.
(D./Dña./autorizado………., (vecino que reside en)………….. asignación…….
Dejando constancia de las personas que no estuvieron de acuerdo según los siguientes argumentos…
Dándole validez a la reunión firman
Presidente y secretario o relator del acta.
